Hacer una rueda de prensa de empresa es una actividad complicada, a la vez que importante. Son muchos los detalles que debes anticipar y la información debe ser fluida, dinámica y comprensible. ¿Qué debes hacer para que salga bien?
Claves del éxito en una rueda de prensa
La organización de una rueda de prensa para comunicar datos corporativos está llena de matices e imprevistos. El objetivo principal es que el mensaje fluya sin interferencias, lograr una relevante presencia mediática y el tratamiento informativo deseable.
Preparar a conciencia estos eventos es determinante, tanto si se planifican de manera presencial como online. Para que llegue la información a la presenta del modo en el que te interese, no está de más seguir estas claves.
La convocatoria
Debes tener en cuenta una serie de detalles a la hora de realizar una convocatoria adecuada de rueda de prensa. Aunque no es necesario que expongas un texto muy largo, sí es preciso que incluyas los datos del evento de la forma más clara posible. Los periodistas reciben cientos de emails al día. Por tanto, si no especificas en el «asunto» que se trata de una convocatoria, puede que lo borren sin leerlo.
Cuida el tono, escribe siempre con cordialidad, educación y dejando claro la importancia del evento, así como lo bienvenida que es la prensa.
Prepara un dossier de prensa
Cada vez más convocatorias de prensa prescinden del clásico dossier impreso y entregan un PDF con toda la información de la jornada. Los periodistas te agradecerán que incorpores material gráfico, como vídeos o fotos. También es interesante que añadas el contacto de comunicación y especifiques si estáis dispuestos a conceder entrevistas.
El portavoz: claridad expositiva y sinceridad
Normalmente, las empresas tienen un portavoz que ha sido formado para que sepa qué decir y cómo decirlo. Hacerlo de este modo, te evita que haya malentendidos o fugas de datos que pueden dañar la reputación de tu compañía.
Un portavoz ha de saber bien los datos que quiere comunicar y la información que debe resaltar. Por supuesto, no debe soltar medias verdades o cosas que no son ciertas. Los periodistas se darán cuenta y perderán toda su confianza en tu corporación y, por supuesto, en sus mensajes.
Conexiones y equipo
Prueba las conexiones de la sala, así como el equipo de sonido y el proyector, si necesitas usarlo. Asegúrate de que no haya problemas técnicos. Por ejemplo, repasa con los portavoces el material gráfico que vais a emplear para que todo salga bien.
Este tipo de inconvenientes dan una imagen muy poco profesional de la empresa y puede tirar por la borda un mensaje interesante o una comunicación exquisita.
El lugar: ubicación y características
Los mejores sitios para llevar a cabo una rueda de prensa son los céntricos. Si va a ser en un lugar alejado, por ejemplo, en tus oficinas, ofrece servicios de taxi para los medios. Así, es más seguro que acudan.
¿Y si falla el sonido de una rueda de prensa de empresa?
Como hemos indicado antes, al preparar una rueda de prensa es vital contar con una instalación de sonido óptima. Asimismo, busca técnicos especializados en directo y todos los recursos requeridos.
Es decir, es fundamental tanto el equipo que utilicemos como las personas que dejemos al mando. En ocasiones, no se puede confiar al 100 % en los recursos técnicos, por lo que es necesario que haya alguien que sepa afrontar imprevistos.
Ejemplo de ello es cuando haya ronda de preguntas y tengas que pasar el micrófono. Lo mismo si hay una mesa redonda, donde haya que poner y quitar micros de solapa. Hemos mencionado antes el «peligro» de las presentaciones, la inserción de vídeos, etc. Tener muchas miradas críticas en lo que dices y en lo que haces puede afectar mucho a la imagen de marca si se producen estos contratiempos.
Cuenta con Sí Eventos y evita los problemas
Para que prevengas todos estos contratiempos técnicos y hagas frente a imprevistos con éxito, confía en profesionales como Sí Eventos. Entre nuestros servicios están el de la producción audiovisual o hacernos cargo del mobiliario u otros elementos que se precisen.
De esta manera, los responsables de la compañía podrán atender a sus portavoces y gestionar las relaciones con los periodistas. Solo dedícate a las relaciones públicas sin tener que preocuparte por la logística. Además, si surgiera algún problema de índole técnico, tendrás la tranquilidad de que hay expertos para solucionarlo.
En definitiva, como hemos visto, organizar una rueda de prensa de tu empresa requiere de organización y planificación. Aunque parezca un acto sencillo, detrás de una jornada de este tipo hay mucho trabajo y profesionales implicados. Dejar el aspecto técnico a expertos en la materia te permitirá centrar la atención en la prensa y en gestionar los mensajes de tus portavoces. Recuerda que en Sí Eventos somos una compañía especializada en la organización de este tipo de actos. ¡Llámanos para más información!
