Como producir un evento y no morir en el intento.

Producir un evento y ser el máximo responsable de él puede ser una tarea tremendamente estresante. Puedes ponerte en nuestras manos en cualquier parte del proceso, con SíEventos tendrás garantizado el éxito con toda confianza ya que tenemos una gran experiencia, pero si prefieres navegar a tu gusto nuestro compañero os da unas claves basadas en su experiencia que no debemos olvidar:

Escucha a tu equipo. No seas despótico. Ahorra trabajo.

1- Trabajo en equipo:

Esto que parece una perogrullada no lo es, porque mucha gente se vanagloria de tener un gran equipo, pero no usa ni un 20% de su potencial porque no confía en ellos.

Deja que den su opinión, confía en ellos, no te cargues con todo el trabajo y recuerda, que por muy listo que te creas (aunque lo seas) la inteligencia colectiva siempre dará mejores soluciones que una sola persona. No tengas un equipo para luego comportarte de manera despótica. Eso sí, revisa bien su trabajo. De esta manera podrás estar pendiente de lo imporante. Recuerda que nuestro cerebro ve lo que quiere, no está de más escuchar lo que otros ven. Aristóteles lo llamaría «prudencia». Nunca tomes decisiones sin escuchar a los demás.

Diseño previo de un evento. Te ahorrará problemas.

2- No des nada por sentado:

Esta es una de mis máximas y aun así a veces caigo y lo hago.

Pregunta todo y no rellenes la información faltante con ideas de tu propia cosecha.
Confía en los proveedores pero no confíes en tu manera de comunicarte con ellos. Lo que es evidente para ellos difiere mucho de lo que es evidente para ti.
Intenta que todo quede por escrito y lee hasta la última letra de lo que te envían. Sé que tenemos prisa, pero una sola frase lo puede cambiar todo el significado de un correo por ejemplo.
Haz un diseño del evento que vas a hacer (nosotros los hacemos en 3D con varias vistas) e intenta que todas las partes que trabajan en el mismo tengan la máxima información sobre el evento. Esto ayuda a que todos puedan ser participes de él y no partes atomizadas del conjunto. Haz equipo con los proveedores también, es muy importante.
Haz una escaleta y marca para cada participante que tienen que hacer y cuando, esto facilita mucho las cosas.

Hay que saber que es importante. Hay que saber decir «no».

3- Educa a tu cliente/jefe:

Este apartado es tremendamente importante y complicado. Ellos te pediran el oro y el moro y cualquier cosa que se les ocurra. Hay que saber decir «no». Evidentemente hay que intentar tenerles contentos, pero a veces es imposible. Por eso debemos hacerles entender que es mejor no correr riesgos por nimiedades, que hay que escuchar a los profesionales (los provedores) y no enredarse en cosas que no van a influir en el resultado final y solo lian la madeja. Ser jefe no consiste en que te den todos los caprichos, porque a veces esos caprichos son tremendamente caros y pueden salir muy mal por arriesgados. Ser jefe es tomar decisiones y si estás mal asesorado tomarás desiciones incorrectas.

La vida es imposible de predecir. Siempre te enredará. Si estás preparado encontrarás la solución.

4- Todo puede salir mal:

Para esto tenemos que estar preparados, y tener preparadas las contingencias. Si se dice que una buena producción es aquella que se adelanta a los problemas (que es imposible a todos), también hay que decir que tener la capacidad de solucionarlos es vital y la hace grande.
Para ello recomiendo preparar todo con tiempo (las prisas son nuestro enemigo). Un furgón puede pinchar o tener un accidente, los equipos electrónicos se rompen o fallan, la gente tiene problemas personales, etc. Si vamos al límite de tiempo nos echaremos a llorar, si tenemos margen podremos solucionarlo.

Recordemos que los humanos tendemos a dar máxima importancia a nuestro trabajo y a minimizar el de los demás. Deja que tu proveedor marque sus tiempos, verás que es menos optimista que tú y necesita más tiempo para hacer su trabajo de lo que preveías al principio.

No pierdas los nervios por naderías. Recordemos que lo importante es el todo y como no somos omnipotentes hay ciertos fallos que tenemos que asumir que ocurrirán (lo importante es taparlo, recuerda que somos nosotros los que conocemos el todo y en general la gente no lo detecta, duele pero es así, no nos torturemos). Cuantas más variables en el proceso más opciones de fallo, intenta simplificar.

El subidón final. Misión cumplida.

5- El éxito:

Por último, no bases el exito de tu trabajo en cuanto ahorras o cuanto has exprimido a los proveedores. El ultracapitalismo es un error (en todo, pero hablamos de eventos en este caso). El éxito del evento es mayor cuanto más se acerca al objetivo inicial. (explicar un nuevo producto, dar una charla al personal de una empresa, simplemente una cita social, etc…)
Si alguien va a hablar, a dar un «speech», brevedad, brevedad, brevedad. Pero siempre sin perder el mensaje que queremos transmitir. Ese es el éxito de la comunicación, y por supuesto si es de manera amena mejor que mejor. Déjate que te asesoren especialistas en comunicación. No le hagas a la gente aguantar una charla de cuatro horas a las ocho de la mañana. ¿A ti te apetecería?, ¿estarías atento?
Si es un éxito se repetirá año a año o con más frecuencia y cada vez conseguiremos pulir y mejorar todos los aspectos. La perfección no existe, pero podemos acercarnos cada vez más.

En SíEventos podemos ayudarte desde cualquier parte del proceso. Confía en SíEventos. Somos profesionales y contar con un solo proveedor da múltiples beneficios.

Esperemos haya sido de ayuda. Un saludo.

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