Cómo organizar un evento: Ideas, fases y recomendaciones para tener éxito
La organización de eventos ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años. De hecho, a día de hoy no basta con tener controlado el diseño, la planificación y realización del acto, la reserva del espacio, etc. Esta base de la organización de eventos ya no es suficiente para realizarlo con éxito.
A continuación vamos a desglosar una a una las pautas generales imprescindibles para conseguir los objetivos que actualmente busca nuestro público objetivo, aquel que nos contrata para organizar su evento. Además de dar algunos consejos de cosas que tienes que hacer para lograr realizar tu actividad correctamente.
Fases y acciones para realizar un evento
A continuación vamos a desglosar todas las fases, acciones y características propias de la organización de eventos, como la idea creativa, la fecha y lugar de la celebración, el presupuesto que podemos destinar, saber enfocar nuestro evento a nuestro público objetivo, el programa que se pautará en el evento, toda la gestión con proveedores, etc.
Antes de todo esto, tenemos que plantear tres fases para la organización de eventos, que nos ayudará a tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que abarca esta acción:
–Fase de preproducción o fase de antes del evento: Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos como, por ejemplo, la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio.
–Fase de producción o desarrollo del evento: Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con ensayos y esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento.
–Fase de postproducción: Una vez haya tenido lugar el evento, esta fase de postproducción incluye el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos con el evento, etc. Además, en esta etapa entra también la valoración del evento por parte de los usuarios que han asistido y los objetivos marcados y conseguidos.
A continuación desglosamos más detalladamente cada una de las acciones realizadas en todas y cada una de las fases en las que hemos organizado el evento.
Acciones de la fase de preproducción o fase de antes del evento
Antes de nada debemos mencionar que la creatividad es uno de los elementos que más se demanda en todo tipo de eventos. A la hora de contratar un organizador de eventos, un punto clave será el nivel de creatividad del mismo y el uso que haga de las nuevas tecnologías.
1) Creación del briefing del evento
El briefing de la organización del acontecimiento es una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento, dándote una idea clave de lo que realmente espera el cliente al contratarte. En él se detalla el público objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.
Hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos que se pueden llevar a cabo, como puede ser por ejemplo festivales, congresos, exposiciones, actos corporativos, etc.
2) Marcar los objetivos
Para realizar un objetivo con éxito es imprescindible estar alineado con la empresa o persona que nos ha contratado para la realización del evento. Es muy importante saber qué objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.
3) Invitados
Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma.
Fuera de la gran variedad de diseños y formatos existentes para invitaciones, todas ellas tienen las siguientes pautas o información en común:
o Logotipo o escudo de la institución o empresa que convoca al evento
o Quién invita: Ya sea el nombre del anfitrión, la entidad o autoridad
o A quién se invita si se opta por una invitación personalizada
o El lugar del acontecimiento
o La fecha y hora del acontecimiento
o Especificar si se requiere confirmación de asistencia. Si se requiere, se pondrán los datos de contacto y la fecha mínima de inscripción al evento.
Además, como información adicional se suele añadir un mapa con indicaciones de cómo llegar lugar, así como un horario de cómo transcurrirá el evento organizado.
En cuanto a la confirmación es recomendable pedir este requisito para poder hacer una estimación del número de asistentes con antelación al acto. Esto nos ayudará para organizar la seguridad, las acreditaciones, determinar el aforo, merchandising, etc.
4) Elegir el lugar y la fecha del evento
Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados.
Como recomendación diremos que los mejores días para una asistencia alta son los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como pueden ser festivos, o días que coincidan, por ejemplo, con algún partido de fútbol importante.
También habrá que analizar los pros y los contras del espacio escogido, como pueden ser el parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, la capacidad de almacenamiento, etc.
5) Presupuesto
La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final.
Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitarás para tu acción y que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, además del montaje y desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc.
No te olvides tampoco de buscar patrocinadores de la misma índole del sector para el cual organizas el evento.
6) Promoción del evento
Ya están todos los pasos generales para la preproducción, ahora hay que conseguir que nuestro público objetivo se entere del evento que estás organizando.
Convoca a medios de comunicación, visita a patrocinadores, prepara una landing específica para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram.
Como consejo es que vayas a la vez mandado algún que otro recordatorio a los asistentes que han confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento.
Acciones de la fase de producción o desarrollo del evento
7) Planificación y ejecución del evento
Todas las acciones y actividades que has planificado para el acontecimiento se hacen realidad. Antes del día del evento te recomendamos que hagas un ensayo general para asegurar que todo sale como habías planeado. También es recomendable tener una reunión con todos los involucrados para revisar toda la coordinación del evento con los diferentes profesionales que intervendrán en la misma.
Acciones de la fase postproducción o después del evento
Ilustración 2Hombre realizando estudio y reporting sobre resultados del evento
8) Feedback o evaluación de resultados y agradecimiento
Una vez ha concluido el evento, hay que evaluar si el cliente ha obtenido el retorno de inversión esperado o ROI.
Además, te recomendamos que envíes a tus asistentes una encuesta de opiniones para saber cómo les ha resultado la celebración y si se ha conseguido el objetivo del mismo.
Puedes aprovechar la ocasión para dar las gracias a los asistentes y a todas aquellas personas que hicieron posible el evento. De hecho, este punto es una buena forma para incluir nuestras redes sociales o página web para que puedan seguir en contacto con nosotros.
9) Reporting y sugerencias
Haz un reporte y seguimiento en redes sociales y medios de comunicación para saber el alcance que ha tenido tu evento, cuantas noticias y post se han publicado, las interacciones y comentarios, el alcance que han tenido, etc.
Una vez has recopilado toda esta información, podrás pasarle a tu cliente una evaluación del evento y análisis de los resultados obtenidos por el mismo.
Piensa además, que si el resultado es positivo, te puede servir como carta de recomendación para futuros proyectos.
